Üretim verisi, aktarım yönü ve karşı yazılımın ihtiyaçlarını belirleyerek entegrasyon talebinizi hazırlayın.
Beton santralindeki üretim kaydının işletmenin ERP veya muhasebe yazılımında da kullanılması istenebilir. Bu bağlantıyı planlarken önce hangi verinin, hangi işlemden sonra ve hangi amaçla aktarılacağı belirlenir. Entegrasyonun kapsamı, otomasyon sisteminin tuttuğu kayıtlarla karşı yazılımın kabul edebildiği bilgiler birlikte incelenerek hazırlanır.
Önce aktarımın işteki karşılığını tarif edin
İşletmenin ihtiyacı günlük üretim toplamını görmek, üretimleri ürün bazında değerlendirmek veya ilgili kayıtları başka bir iş akışında kullanmak olabilir. Bu amaçlar aynı alanları ve aynı aktarım zamanını gerektirmez. “Muhasebeye bağlansın” talebinin arkasındaki kullanım sorusu başlangıçta açıklanmalıdır.
Bir örnek üretim seçerek hangi bilginin nereden alınacağını ve diğer sistemde nereye yazılacağını gösterin. Veri otomasyonda mevcut değilse bunun nasıl elde edileceği ayrıca değerlendirilir. Entegrasyon çalışması, kaynakta bulunmayan bütün iş bilgilerinin kendiliğinden oluşacağı anlamına gelmez.
Hangi üretim bilgileri aktarılacak?
Üretim tarihi, kayıt numarası, ürün veya reçete bilgisi ve miktar gibi alanlar ihtiyaca göre değerlendirilebilir. Hangi alanların gerçekten tutulduğu mevcut yazılımda kontrol edilir. Tartım değerleri kullanılacaksa hedef miktar ile gerçekleşen miktarın ayrı anlamları olduğu da eşleştirmeye yansıtılmalıdır.
| Alan grubu | Başlangıçta netleştirilecek konu |
|---|---|
| Üretim kimliği | Kaydı diğer üretimlerden ayıran numara veya tanım |
| Tarih ve saat | Üretim başlangıcı, bitişi veya kayıt oluşturma zamanı |
| Ürün ve reçete | İki yazılımdaki adların veya kodların karşılığı |
| Miktar ve birim | Hangi miktarın hangi birimle aktarılacağı |
| Aktarım sonucu | Gönderilen kaydın kabul edilip edilmediğinin takibi |
Kodlar ve birimler aynı anlamı taşımalıdır
Santralde operatörün seçtiği reçete adıyla ERP'deki ürün kodu aynı olmayabilir. Bu iki tanımın karşılığı açıkça belirlenmelidir. Ad benzerliği üzerinden otomatik eşleştirme varsaymak yerine kullanılacak kod ve tanımlar proje başında paylaşılır.
Miktarın birimi, ondalık gösterimi ve hangi üretim sınırını kapsadığı da önemlidir. Bir sistemin toplam üretimi, diğerinin yalnız tamamlanmış kayıtları göstermesi farklı sonuçlar oluşturabilir. Karşılaştırma yapılırken aynı kayıt kümesi ve aynı birim esas alınmalıdır.
Bağlantı yöntemi mevcut yazılımlarla belirlenir
Karşı yazılımın desteklediği veri alışverişi yöntemleri, yetkileri ve sağlayıcısının teknik bilgileri incelenir. Bir dosya üzerinden aktarım ile iki sistem arasında otomatik veri alışverişi farklı uygulama ve takip ihtiyaçları doğurabilir. Hangi yolun kullanılacağı yazılımların imkânlarına göre seçilir.
ERP veya muhasebe tarafındaki düzenlemelerin kimin tarafından yapılacağı da belirtilmelidir. Otomasyon ekibi, işletmenin bilgi işlem sorumlusu ve karşı yazılımın sağlayıcısı arasında görevler ayrılırsa teslim kapsamı daha açık olur. Belirli bir ürün adı tek başına bağlantının bütün ayrıntılarını tanımlamaz.
Eksik ve tekrar eden kayıtlar nasıl izlenir?
Bir üretim kaydının gönderilmesiyle diğer yazılımda kabul edilmesi ayrı aşamalardır. Bağlantı kesilirse veya karşı sistem kaydı reddederse bunun nasıl görüleceği belirlenir. Yeniden gönderim ihtiyacı varsa aynı kaydın ikinci kez oluşturulmaması için kayıt kimliği ve karşı sistemin davranışı birlikte ele alınır.
Üretim kaydı sonradan düzeltilebiliyorsa bu değişikliğin aktarılmış veriye etkisi de konuşulmalıdır. İlk aktarım, düzeltme ve iptal aynı işlem değildir. Bu durumların hangilerinin kapsamda olduğu; işletmenin kullandığı iş akışı ve yazılımların desteklediği yöntemlerle netleştirilir.
Kabul kontrolü örnek kayıtlarla yapılır
Testte yalnız bağlantının kurulması değil, gönderilen alanların doğru üretime ve doğru tanıma bağlanması da kontrol edilir. İşletmenin seçtiği örnek kayıtlar, miktar ve tarih bilgileriyle iki tarafta karşılaştırılır. Aktarım sonucu ve tanımlanan hata durumları da kabul kapsamına alınır.
Enopan olarak beton santrali üretim kayıtlarının ERP veya muhasebe yazılımına aktarımını işletmenin ihtiyacına göre projelendiririz. Başlangıç için kullanılan yazılımın adını, aktarılmasını istediğiniz alanları ve mevcut bir kayıt örneğini paylaşabilirsiniz. Karşı sistemde gereken çalışmalar da teklif kapsamında ayrıca belirtilir.
Aktarmak istediğiniz kaydı örnekle paylaşın
Santral otomasyonunuzun ve ERP/muhasebe yazılımınızın bilgilerini, kullanılacak alanları ve beklenen iş akışını iletin. İki taraftaki çalışma kapsamını birlikte belirleyelim.
